Testo informativo sezione
“Whistleblowing” sito istituzionale
Allegato
1 – testo informativo sezione “Whistleblowing” sito istituzionale:
Che cos’è l’istituto Whistleblowing
La presente sezione ha la finalità di rendere note,
permettere e disciplinare le procedure di esecuzione delle Segnalazioni così
come previsto dalla normativa c.d. “Whistleblowing”, in conformità alle
previsioni di cui al D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023.
In particolare, si intende rendere note le informazioni
relative al canale, con le relative procedure, da utilizzare per inoltrare le Segnalazioni,
sia interne che esterne, nonché relativamente ai presupposti per effettuare
tali Segnalazioni.
Ambito
oggettivo di applicazione (cosa può essere segnalato)
La normativa vigente stabilisce che possono essere oggetto
di Segnalazione le informazioni riguardanti violazioni commesse o che
potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona Segnalante, o
colui che sporge denuncia, intrattiene un rapporto giuridico.
Le violazioni le cui informazioni possono essere segnalate
consistono in comportamenti, attivi od omissivi, che ledono l’interesse
pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato,
consistenti in:
·
illeciti, civili, penali, amministrativi o contabili che non
rientrano nelle fattispecie sottoelencate;
·
condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo
n. 231/2001 o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
·
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli
atti dell’Unione Europea o nazionali relativi, in particolare, ai seguenti
settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e
prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e
conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente;
radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e
salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori;
tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle
reti e dei sistemi informativi;
· atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari
dell’Unione Europea o riguardanti il mercato interno;
· atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità
delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.
Non sono ricomprese tra le violazioni segnalabili le irregolarità nella
gestione o nell’ organizzazione dell’attività, nonché contestazioni,
rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale della
persona Segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali
di lavoro. Sono escluse, altresì, dall’ambito di applicazione della
nuova disciplina le Segnalazioni in materia di sicurezza e difesa nazionale;
le Segnalazioni già regolamentate in via obbligatoria in alcuni settori
speciali per le quali è già prevista una disciplina ad hoc (a titolo
semplificativo ma non esaustivo, servizi finanziari, prevenzione riciclaggio,
ecc.).
Sono, inoltre, escluse dal canale di Segnalazione Interno,
per ovvie ragioni, le informazioni relative a violazioni palesemente prive di
fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico e le
informazioni acquisite solo sola base di indiscrezioni o vociferazioni
scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio).
Ambito soggettivo di applicazione (chi può segnalare)
Affinché un soggetto sia ricompreso nella categoria dei
segnalanti la cui Segnalazione è disciplinata e tutelata dalla c.d. normativa Whistleblowing
sopra citata devono ricorrere le seguenti condizioni:
· l’esistenza di una relazione qualificata tra il Segnalante
e la Società (rapporto giuridico);
· la relazione qualificata deve riguardare lo svolgimento di
attività lavorative o professionali;
· i fatti che si intende segnalare devono essere appresi nel
contesto lavorativo passato, presente o anche futuro (es. rapporti in fase
selezione/precontrattuale, in periodo di prova, etc.).
La tutela è, quindi, estesa a
tutti i soggetti collegati in senso ampio all’organizzazione tra cui rientrano
a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
(i) i lavoratori subordinati,
ivi compresi
(ii) i lavoratori il cui
rapporto di lavoro è disciplinato dal d.lgs. n. 81/2015. Si tratta, ad esempio,
di rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, tempo determinato,
somministrazione, apprendistato, lavoro accessorio;
(iii)i lavoratori che svolgono
prestazioni occasionali;
(iv) i lavoratori autonomi che
svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;
(v) i lavoratori o
collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;
(vi) i liberi professionisti e
i consulenti che prestano la propria attività presso la Società;
(vii) i volontari e i
tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività
presso la Società;
(viii)gli azionisti di
riferimento;
(ix) le persone con funzioni
di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso la Società, anche qualora tali
funzioni siano esercitate in via di mero fatto.
Canale di Segnalazione Interno
Ai sensi dell’art. 4 del D.Lgs. n. 24/2023, Orved S.p.A. ha
istituito un proprio canale di Segnalazione Interno che garantisce la
riservatezza assoluta della persona Segnalante, della/e Persona/e Coinvolta/e o
comunque menzionata/e nella Segnalazione, nonché del contenuto della
Segnalazione medesima e dell’eventuale documentazione ad essa allegata. Il
canale adottato consiste in un portale informatico per la gestione delle Segnalazioni
a libero accesso da parte dei soggetti segnalanti, soggetto a politica
“no-log”, raggiungibile dal seguente link: https://hub.orved.com/segnalazioni/
Per ciascuna Segnalazione inoltrata con le modalità ivi
previste, il portale assegnerà un codice identificativo univoco che permetterà
a ciascun Segnalante di verificare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento
della propria Segnalazione ed interagire con il gestore della Segnalazione in
maniera del tutto anonima.
L’utilizzo del portale è molto intuitivo: prevede un
percorso guidato che consentirà all’utente segnalate di indicare tutti gli
elementi essenziali della Segnalazione rispondendo liberamente a specifiche
domande. Il Segnalante potrà in ogni momento integrare le informazioni fornite
compilando i campi note presenti in piattaforma parimenti, nel caso in cui una
Segnalazione dovesse risultare non adeguatamente circostanziata, sempre in
maniera del tutto anonima, sarà possibile inoltrare, anche su richiesta, ulteriori
elementi di dettaglio necessari ai fini di una approfondita analisi della
fattispecie segnalata.
Si
raccomanda pertanto di prendere visione della piattaforma con cadenza
settimanale, poiché l’avviso di ricevimento e i riscontri alle
Segnalazioni, nonché le eventuali richieste di integrazione documentale,
ritenute necessarie per poter procedere, verranno comunicati al Segnalante
tramite la stessa.
Sul Portale Whistleblowing è comunque reperibile uno
specifico manuale di utilizzo che potrà essere consultato in ogni momento da
chiunque vi abbia interesse.
Responsabile della Segnalazione
La gestione del canale di
Segnalazione Interna viene dalla Società affidata a un soggetto appositamente
nominato, l’Avv. Giuliano Maffi dello studio legale Studio LGM, Corso Porta
Nuova 133 – Verona – dotato
dei requisiti di indipendenza e professionalità richiesti all’art. 4, comma 2,
del D.Lgs n 24/2023.
La piattaforma in modalità SAAS
(Software as a Service) è fornita da un fornitore esterno certificato e
in conformità al Regolamento EU 2016/679: ISWEB S.p.A, C.F. 01722270665, con
sede legale in Avezzano (AQ) Via Luigi Cadorna n. 31.
Tempistiche di gestione della Segnalazione
Il Segnalante avrà diritto a
ricevere:
· avviso di ricevimento della Segnalazione entro 7 (sette) giorni;
· riscontro alla Segnalazione, con indicazione delle azioni intraprese o che si intendono
intraprendere, entro 3 (tre) mesi dall’avviso di ricevimento della Segnalazione.
Qualora si decidesse di ricorrere al canale di Segnalazione
vocale, si suggerisce di indicare nella Segnalazione medesima un recapito
mail, privo di riferimenti identificativi che possano anche solo
indirettamente far risalire alla propria identità, per consentire al
Responsabile della Segnalazione di garantire l’adempimento degli obblighi
informativi. In caso contrario, per oggettiva impossibilità, gli stessi non
potranno essere adempiuti. Verrà in ogni caso dato diligente seguito alla
Segnalazione inoltrata.
Canale di Segnalazione Esterno
Ferma restando la preferenza per il canale interno, a cui
va sempre data priorità qualora ne ricorrano i presupposti, è possibile anche
effettuare una Segnalazione attraverso un canale esterno, attivato e gestito dall’Autorità
Nazione Anticorruzione (ANAC) che, come quello interno, deve garantire la
riservatezza dell’identità della persona Segnalante, della persona coinvolta e
della persona menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della
Segnalazione e della relativa documentazione.
L’accesso a tale canale è consentito solo al ricorrere
delle seguenti condizioni:
i) se non sia disponibile un canale di Segnalazione interno
oppure, anche se attivo, non è conforme a quanto previsto dalla normativa in
termini di garanzia della riservatezza dell’identità dei soggetti tutelati;
ii) se il Segnalante abbia già effettuato una Segnalazione
per mezzo del canale interno ma la stessa non abbia avuto seguito, o non sia
stata trattata entro un termine ragionevole o non sia stata intrapresa alcuna
azione correttiva per affrontare la violazione;
iii) se la persona Segnalante ha fondati motivi di ritenere
ragionevolmente e sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni
effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni che, se
effettuasse una Segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato seguito (ad
es. nel caso di collusione dei soggetti preposti in ultima istanza alla
gestione della stessa o dell’intervento correttivo) oppure la stessa potrebbe
determinare il rischio di ritorsione;
iv) se la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere
che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il
pubblico interesse (es. caso in cui la violazione richieda un intervento
urgente, per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone o per
proteggere l’ambiente).
Ogni informazione sullo strumento messo a disposizione
dall’ANAC, nonché l’accesso al servizio di segnalazione medesimo, sono
raggiungibili al seguente link: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing